Hesap Mutabakatı ve Önemi

SAYI: ÖZDERİN 2022/5

Ticari hayatta taraflar, aralarındaki ilişkiden kaynaklı olarak alacak ve borçlarını muhasebeleştirmek adına karşılıklı olarak cari hesap tablosu tutmakta ise de tarafların karşılıklı olarak tuttukları cari hesap (açık hesap, cari ekstre, muavin defter kaydı) tablolarının her zaman birbirini doğrulamadığını görmekteyiz. Bu sebeple alacağın ve/veya borcun ispatı, tahsili konusunda birçok risk ve hukuksal sorun ile karşılaşılmaktadır.

Bu bültenimizde hesap mutabakatı ve türleri, taraflar arasındaki ticari ilişkiden kaynaklanan alacağın ispatında hesap mutabakatının önemi aşağıda açıklanmaya çalışılacaktır.

A. HESAP MUTABAKATI

Mutabakat kavramı, muhasebe ve finans alanında sıklıkla kullanılan bir terim olmakla birlikte belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma anlamına gelmektedir. Ticari hayatta tüzel kişi veya gerçek kişi tarafların muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyit edilmesi amacıyla borç ve alacak tutarlarının uyumu için hayati önem taşımaktadır. Genel olarak “hesap mutabakatı” kavramının uygulandığı alan, tarafların cari (açık) hesaplarının ay ve yıl sonu gibi belli devrelerde kapatıldığında taraflar arasındaki borç ve alacak tutarlarının birbirini doğrulayıp doğrulamadığı hususudur.

Bununla birlikte hesap mutabakatı kavramının sadece cari hesap ile karşımıza çıkmadığını, aynı zamanda tarafların vergi dairesine 5.000,00 TL ve üzere alış ve/veya satış yaptığı faturaları bildirdiği BA – BS formlarında da karşımıza çıktığını görmekteyiz.

Uygulamada taraflar arasındaki hesap ilişkisi cari hesap olarak anılsa da aslında taraflar arasında “muavin defter” kaydına dayanan açık hesap ilişkisi mevcuttur. Açık hesap ilişkisi, kanunlarda düzenlenmemiş olup ticari hayatın akışı içerisinde ortaya çıkmış ve yaygın şekilde kullanılmaktadır. Yargıtay’ın yerleşik içtihatlarına göre, açık hesap ilişkisi “önceki borçlar tahsil edilmemesine rağmen taraflar arasındaki ticari ilişkinin devam etmesi durumu” olarak tanımlanmıştır. Bu nedenle de uygulamada açık hesap denen ve birden çok alım-satım ilişkisinin belirli dönemlere bağlı kalmaksızın hesaplaşıldığı, yani takas edildiği durumlara cari hesap denilmektedir. Taraflar diledikleri zaman hesap görebileceklerdir. Ancak ihtilaf çıkmaması ya da çıkan ihtilafın sürüncemeli bir yargılama sürecinin sonunda çözülmemesi için tarafların, alacak - borç ilişkisi açısından belli periyodlarda mutabakat yapması her zaman yarar sağlamaktadır.

Cari hesap mutabakatı, cari işletmelerin veya tacirlerin birbirleri arasında borç ve alacaklarının olup olmadığını kontrol ederek belgelemesidir. Taraflar, işletmelerine ait ticari hesap defterlerindeki borç ve alacak bakiyesini karşılıklı olarak teyit ederek ticari bir anlaşma yapmaktadırlar. Bunun sonucunda her iki taraf da cari hesaplarında aynı sonuca ulaşıyorsa, başka bir ifadeyle; tarafların cari hesapları birbirine uyuyorsa “Borçlu olan tarafın alacaklı tarafa X TL borcu bulunmakta veya alacaklı olan taraf borçlu olan taraftan X TL alacaklıdır.” şeklinde taraflar aralarında cari hesap mutabakatı düzenleyebilmektedirler. Mutabakatsızlık halinde ise kayıtların karşılıklı olarak incelenerek düzeltildiği bilinen bir uygulamadır.

Bu şekilde ticari ilişkide olunan taraf ile sağlıklı bir işleyiş olduğunu gösteren cari hesap mutabakatı belirli dönemlerde yapılmalıdır. Uygulamada cari hesap mutabakatı yıl sonunda yapılmakla birlikte aylık olarak veya 3 ayda bir veya 6 ayda bir yapılabilmektedir. Kayıtların düzenli olarak tutulması ve ihtilaf halinde yararının olabilmesi için asgari 3 ayda bir mutabakat yapılmasının faydası olduğu tartışmasızdır.

B. HESAP MUTABAKATI NASIL YAPILIR?

Hesap mutabakatı, tarafların aralarında belirlemiş oldukları süreler sonunda, karşılıklı olarak düzenlenmiş olan form veya bilgilerin paylaşılması ile yapılmaktadır. Paylaşılan bu bilgilerin doğruluğu kontrol edildikten sonra, eğer doğrulanırsa bilgiler ıslak imzalı veya dijital olarak teyit edilerek karşı tarafa gönderilebilir. Bu şekilde mutabakat sağlanmış olacaktır. Eğer mutabakat sağlanamamışsa bu tutarsızlıkların neden kaynaklandığı, tutarsızlıkların hangi hususlarda olduğuna dair bilgiler ve düzenlenmiş formlar da karşılıklı olarak paylaşılmalıdır. Sonrasında eksikliklerin giderilmesi ve anlaşmazlıkların çözülmesi ile mutabık olunması söz konusu olacaktır.

Gelişen teknolojiyle birlikte, mutabakat için yazılı yöntemden farklı yollar da kullanılmaktadır. Örneğin ıslak imzalı sayılacak şekilde her türlü işlemin yapılmasına imkan veren KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi sayesinde, her türlü ticari, hukuki yazışmanın ve belgelerin gönderildiği biçim korunur; bunların kim tarafından gönderildiği, alıcısının kim olduğu kesin şekilde belirlenir; içeriği kesinlikle değiştirilmez ve içeriği yasal olarak geçerli ve güvenilir, hukuki açıdan da delil sayılabilecek hale getirilir. Bu nedenle, KEP sisteminin mutabakat için kullanılması ve e-postalarda gönderilen belgelerin e-imza ile imzalanması ileride yaşanabilmesi mümkün hukuki ihtilaflarda önemli sonuçlar doğurabilecektir.  

Kimi zaman bu muhasebe programları aracılığıyla yapılıyorsa da esas itibarıyla KEP ya da ıslak imza dışındaki bütün mutabakat şekilleri, olası yargılamada tam bir hukuki güvenlik sağlamasa da “hiç yoktan daha iyi” olacağı söylenebilecektir.

C. HESAP MUTABAKATININ ÖNEMİ

Genellikle cari hesap mutabakatı uygulamada sıklıkla kullanılmakla birlikte önemi, hukuki ihtilaflarda karşımıza çıkmaktadır. Taraflar arasındaki ticari ilişkinin oldukça uzun yıllara dayanması olası bir uyuşmazlıkta belli riskler doğurabilecektir. Bu itibarla tarafların karşılıklı olarak belirli dönemlerde cari hesap mutabakatı yaparak bunu bir rutin haline dönüştürmeleri gerekmektedir.

1. Muavin defter kayıtlarında, taraflar arasındaki açık hesap ilişkisi gereği borç ödenmese de ticari ilişki devam edebilmektedir. Bu sebeple hesapların karşılıklı olarak birbirini doğrulaması adına belli dönemlerde mutabakat yapılması gerekmektedir.
2. Olası bir hukuki uyuşmazlıkta, örneğin cari hesaba, faturaya ve sevk irsaliyesine dayalı bir ilamsız icra takibine itiraz edildiğinde, açılacak olan itirazın iptali davasında taraflar arasında belirli dönemlerde yapılmış olan cari hesap mutabakatı varsa delil olarak dayanılabilecektir. Hesap mutabakatının varlığı davaların seyri ve ispat yükü açısından riskleri oldukça azaltmaktadır. Hatta bazı durumlarda taraflar arasında hesap mutabakatı imza altına alınmışsa, ticari defter ve kayıtların incelenmesine gerek kalmadan dava sürecinin uzaması, yargılama masraflarının artması önlenebilecektir[1].
3. Alacağın hızlı şekilde tahsili amacıyla veya borçlunun mal kaçırma ihtimali bulunması halinde ihtiyati haciz başvurusu yapılabilmektedir. İhtiyati haciz taleplerinde alacağın varlığının kesin olarak ispatlanması gerekmeyip yaklaşık ispat yeterli olacaktır. Hesap mutabakatının olduğu bir senaryoda ise alacağın varlığı ihtiyati haciz talebinin kabulüne karar verilmesi ihtimali doğacaktır.
4. Dikkat çekmek isteriz ki, hesap mutabakatının altında imzası bulunan kişilerin imza sirkülerine veya ticari teamüle göre imzaya yetkili olup olmadığı hususunun araştırılması gerekmektedir. İtirazın iptali davalarında hesap mutabakatının altında yer alan imzanın imzaya yetkili olmayan biri tarafından atıldığı ileri sürülebilecektir[2]. Bu çerçevede kimler arasında mutabakat yapıldığı ve imzanın yetkili kişi tarafından atılıp atılmadığı hususu da kontrol edilmelidir.
5. Yukarıda detaylı olarak açıklandığı üzere, ıslak imzalı olarak kağıt üzerinde mutabakat yapmaktansa, mutabakatın elektronik imza ile KEP adresleri üzerinden yapılması delil gücünü artıracaktır.
6. Hesap mutabakatının hangi dönemleri kapsadığı veya mutabakat kapsamında borcun ne zaman ödeneceği, diğer bir deyişle vade tarihi önem arz etmektedir[3].
7. Ayrıca mutabakata ek olarak alacaklı olunan durumlarda çek / senet alınması olası sorunda sorunun çözülme hızını olağanüstü sayılacak derecek kısaltabilmektedir.
8. Bu vesile ile mal teslimlerinde irsaliyenin, malı teslim alan kişinin borçlunun çalışanı olmasının zorunluluğunu bir kez daha tekrar etmekte yarar vardır. Mahkemeler nadir durumlar hariç faturaya dayalı icra takiplerinde usulüne uygun düzenlenmiş irsaliye belgesini, malın teslim belgesini aramaktadırlar. Kimi zaman bazı ticari ilişkilerde mal, müşteri dışında müşterinin istediği üçüncü kişilere de teslim edilmekte olup bu durumda özellikle kötü niyetli borçlularının teslimin gerçekleşmediği, bu nedenle borçlarının olmadığı iddiaları ciddi bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Özellikle bu şekilde müşteri yerine müşterinin istediği üçüncü kişilere mal teslimi ile çalışılan ticari ilişkilerde mal tesliminin kime yapılacağına dair talimat ya da mutlaka ıslak imzalı veya KEP üzerinden yapılmış ve olayları net olarak ortaya koyan tutanak niteliğinde mutabakatların yapılması zorunludur.
1. Muavin defter kayıtlarının tutulmasında bir başka sık sorun yaratan işlem de virman işlemleridir. Bir firmadan olan alacak ile bir başka bir başka firmanın borcunun virman suretiyle ödenmesi gibi işlemlerde yazılı talimat alınması zorunludur. Nitekim esas itibarıyla virman işlemi bir alacak temliki olup bunun da taraf imzalarına havi belge ile yapılması gerekmektedir.
10. BA/BS mutabakatı ise, 5.000,00 TL ve üzeri alım veya satım işlerinin bildirilmesi halinde, Vergi Dairesinden BA/BS formları celp edilerek taraflar arasındaki ticari ve alacak – borç ilişkisi ispat edilebilmektedir. Yine böylece yargılamanın gereksiz uzaması, masrafların ve alacağın ispatındaki risklerin artması önlenmiş olacaktır.

Konu ile ilgili olarak herhangi bir soru veya sorununuz olması halinde bizimle irtibat kurmanızı rica ederiz.

Saygılarımızla,

Av. Yağmur İrem AKTAŞ

Dava Departmanı