Anonim Şirketlerde İç Yönerge ile Yönetim ve Temsil Yetkisinin Devri

SAYI   : ÖZDERİN 2022/28

 

Türk Hukuk Sisteminde, tüzel kişiliğe sahip anonim şirketler kural olarak Yönetim Kurulu (“YK”) tarafından yönetilir ve temsil edilirler. Yönetim yetkisi ile ortaklığın faaliyetlerinin ve planlarının gerçekleştirilmesi için alınabilecek kararlar ve bunların uygulanması ifade edilirken, temsil yetkisi ile şirketin hak ve borç sahip olabilmesi ifade edilmektedir.

Kural açıklandığı gibi olmakla beraber 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) birtakım düzenlemelerle söz konusu yönetim ve temsil yetkisinin YK tarafından bizzat kullanılmasından ziyade uzmanlık, deneyim vb. nedenlerle YK üyelerinden veya şirket personellerinden bir veya birkaçına veya 3. bir kişiye devredebilmesine olanak sağlamıştır. Böyle bir devir yapılmaması halinde ise belirtilen kural gereği şirket esas sözleşmesinde aksi bir kural öngörülmemişse temsil yetkisi; en az çift imza ile kullanılmak üzere, yönetim yetkisi; tüm üyelerde olmak üzere YK’ya aittir. Bu bülten yazımızda kural olarak YK’ya ait olan yönetim ve temsil yetkisinin bir veya birden çok YK üyesine, şirket personeline veya 3. kişilere devri, devir için öngörülen iç yönergenin kurumsal yönetim ve hukuki sorumluluk noktasında getirdikleri, devrin ve sorumluluğun kaldırılmasının hukuki şartları ve usulleri incelenmektedir.

1. Yönetim ve Temsil Yetkisinin Devri Şartları ve Usulü

TTK’nın yönetim yetkisinin devrini öngören 367. maddesinin 1. fıkrası; “Yönetim kurulu esas sözleşmeye konulacak bir hükümle, düzenleyeceği bir iç yönergeye göre, yönetimi, kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine veya üçüncü kişiye devretmeye yetkili kılınabilir. Bu iç yönerge şirketin yönetimini düzenler; bunun için gerekli olan görevleri tanımlar, yerlerini gösterir, özellikle kimin kime bağlı ve bilgi sunmakla yükümlü olduğunu belirler. Yönetim kurulu, istem üzerine pay sahiplerini ve korunmaya değer menfaatlerini ikna edici bir biçimde ortaya koyan alacaklıları, bu iç yönerge hakkında, yazılı olarak bilgilendirir.” şeklinde olup yönetim yetkisinin esas sözleşmenin izin vermesi halinde iç yönerge ile devredilebileceği hüküm altına alınmıştır. Esasen iç yönerge terimi anonim şirketlerde iki farklı durumda karşımıza çıkmaktadır. Bunlardan birisi Genel Kurul toplantı esaslarının düzenlendiği metin olmakla beraber, diğeri bu bültenimizin konusu olan ortaklığın yönetiminin devri için hazırlanması gerekli olan iç yönergedir.

Madde metninden YK’nın yönetim yetkisini devri için aranan ilk şartın, şirket esas sözleşmesinde buna izin veren bir hüküm bulunması olduğu anlaşılmaktadır. Eğer esas sözleşme buna izin veriyorsa devamında bir iç yönerge hazırlanmalı ve usulüne uygun düzenlenmiş bir YK toplantısında, toplantı – karar nisaplarına uyularak kabul edilip her sayfası iç yönergeyi kabul eden YK üyelerince ayrı ayrı imzalanmalıdır. Eğer şirket esas sözleşmesinde YK’nın yönetim ve temsil yetkisini devredebilmesine ilişkin bir hüküm bulunmuyorsa, esas sözleşme tadili ile böyle bir hüküm eklenerek iç yönerge ile beraberce kabul, tescil ve ilan edilebilecektir. Yine madde metninde, bir iç yönergenin sahip olması gereken asgari unsurlar da açıklanmaktadır. Bu doğrultuda iç yönerge, şirketin yönetimini düzenler; bunun için gerekli olan görevleri tanımlar, yerlerini gösterir, özellikle kimin kime bağlı ve bilgi sunmakla yükümlü olduğunu belirler. Yani iç yönerge ile şirket içi bilgi akışı, organizasyon şeması, hangi konunun hangi departmanın yönetimine bırakıldığı, şirketin teknik, ticari ve hukuki açıdan yönetimine ilişkin düzenlemeler, karar ve atama yetkilerine ilişkin hususlar detaylıca açıklanmalıdır.

Ayrıca, iç yönerge ile devredilen yetkinin TTK’nın 375. maddesinde[1] öngörülen devredilemez görev ve yetkilerden biri olmadığına dikkat edilmesi gerekmektedir. Aksi durumda, kanuna aykırı bir düzenleme yapılamayacağından iç yönergenin geçersizliği riski gündeme gelebilecektir.

Yönetim ve temsil yetkisi ayrı ayrı devredilebileceği gibi birlikte de devredilebilir. Temsil yetkisi devredilmek isteniyorsa iç yönergede bu husus ayrıca ve açıkça belirtilmeli ve bu halde iç yönerge tescil ve ilan edilmelidir. Bunun yanında yetkilerin her ne kadar ayrı ayrı devredilmesi mümkünse de bizce, yetki devredilen kişi veya kişilerin amacına uygun olarak çalışabilmesi, etkinliğin sağlanabilmesi için yönetim ve temsil yetkisinin birlikte devredilmesinde fayda bulunmaktadır.

İç yönergede, sadece imza grupları ve yetki çerçevesi gibi hususlar yer alacak, belirlenen yetkilere atanan kişilerin kimlik bilgilerine yer verilmeyecektir. İç yönergeyle belirlenen sınırlı yetkilere atanacak kişilerin adı – soy adı ve T.C. Kimlik Numaraları, iç yönergenin tarih ve sayısına atıf yapılmak suretiyle alınacak Yönetim Kurulu Kararı ile ayrıca belirlenecektir.

2. İç Yönergenin Kurumsal Yönetim ve Sorumluluk Açısından Getirdikleri

Kurumsal açıdan;

İç yönerge hazırlanması ve fiilen uygulanması sadece yetki devrini ve bazı şartların varlığı halinde hukuki sorumluluğun sınırlandırabilmesini sağlamamakta ayrıca şirketin iç işleyişine bir düzen getirerek ihtiyacı karşılayabilecek gerçek bir organizasyon şeması oluşturulmasına da katkı sağlamaktadır. Zira iç yönerge, her kademedeki yöneticilerin unvanlarını, iş tanımlarını, raporlama ile bilgi akışını, yöneticiler ve yönetim yetkisini devralacak olan kişiler ile üst derecedeki diğer şirket yöneticileri arasındaki hiyerarşiyi, kurumsal yönetim ilkeleri bağlamında toplantıların yapılması ile kararların alınması ve icrasıyla hangi üyenin yetkili olduğunu göstermesi açısından belirleyici olmaktadır. Böylece yönetimi düzenleyen iç yönergeler, şirketin işletme konusunu gerçekleştirmeye yönelik iş ve işlemlerinde, geleceğe yönelik planlamalarında, genel ve temel nitelikte bir düzen temin etmektedir. Bu anlamda dışarıdan herhangi bir 3. kişiye yetki devri yapılmamış veya yapılmayacak olsa dahi birden çok üyesi bulunan yönetim kurulunun yönetim hakkını bizzat yerine getirdiği durumda da önem taşımaktadır. İç yönerge ile yapılacak yetki devri ile söz konusu yetkiler konusunda uzman kişiler tarafından kullanılacağından yönetim, profesyonel bir nitelik kazanmakta, böylece daha hızlı ve etkili kararlar alınabilmesi mümkün olmaktadır. Öyle ki iç yönerge, özellikle yönetici sayısı fazla olan büyük şirketlerde, karar alınmasını kolaylaştırmaya; bunun yanında şirketin profesyonellerce yönetilmesine ve işlerin daha kurumsal bir yapı içerisinde yürütülmesine hizmet etmektedir.

Sorumluluğun sınırlanması / devri açısından;

İç yönerge ile usulüne uygun bir yetki devri yapılmamışsa, yetkiden kaynaklı olarak hukuki ve cezai sorumluluğa da YK üyeleri sahip olacaktır. Öte yandan bir yetki devri yapılmışsa, birazdan bahsedecek olduğumuz sınırlamalar saklı kalmak kaydı ile YK üyeleri devredilen bu yetkiden kaynaklı zararlardan sorumlu olmayacaklardır. Bu şekilde kendisine yetki devredilen kişiler organ sıfatını haiz olacaklar ve bu sebeple yönetim kurulu üyeleri ile aynı sorumluluk rejimine tabi olacaklardır. Bu minvalde yukarıda da açıklandığı üzere YK’nın devredilemez görev ve yetkileri olduğu gibi ayrıca her bir üyesinin TTK md. 369 gereği özen ve dürüstlük kurallarına uyma mecburiyeti de bulunmakta olup yetki devri yapılan kişilerin şirkete veya üçüncü kişilere verecekleri zararlardan YK üyelerinin de sorumluluğu devam edecektir.

YK’nın devredilemez ve vazgeçilemez yetkisi olarak görev ve yetkilerin devredileceği kişilerin “SEÇİMİNDE MAKUL DERECEDE ÖZEN” göstermeleri ve yönetimle görevli kişilerin (YK üyesi veya 3. kişi) kanunlara, şirket esas sözleşmesine, iç yönergelere ve YK’nın yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin “ÜST GÖZETİMİ” bulunmaktadır. Bir başka deyişle yetki devri yapılacak olan kişinin işinin uzmanı olması, bunu ifa etmeye ehil bulunması, yani YK’nın bu kişinin seçiminde özen göstermesi esastır. Yönetimin devredildiği kişi eğer devredilen yönetim konusunda özenle seçilmemiş bir saman adam niteliğinde ise ve bu kişinin yetki alanında yapacağı iş ve eylemlerle ilgili YK tarafından denetlenmemiş yani üst denetim/gözetim yapılmamışsa, YK’nın hukuki ve cezai sorumluluğu yine devam edecektir. [2]

Somut bir örnek ile ifade edecek olursak örneğin şirketin faaliyetleri kapsamında bir iş kazası meydana gelmesi ve bunun yargıya intikal etmesi halinde, adli merciler tarafından yürütülen cezai soruşturmalarda ve de tazminat davalarında birtakım ilkelere göre sorumluluk tayin edilmektedir. Buna göre ilgili savcı veya hakim tarafından öncelikle ticaret siciline müzekkere yazılarak şirketin yönetiminde yetkili olan kişi ve varsa organizasyon şemalarının tespiti yapılmaktadır. Eğer şirketin bu hususta hazırlamış olduğu bir iç yönerge varsa ilgili merci söz konusu iç yönergeye itibar ederek yetkili kişileri tespit etmeye çalışmaktadır. İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinde YK’lar çoğu zaman iş sağlığı alanında uzmanlara ve işveren vekillerine yetki devri yapmaktadır. Ancak açıklanmaya çalışılan şartlarda, yetkilerini devreden YK başkanı ve üyeleri, bu işveren vekilinin ve İSG uzmanının seçiminde özen göstermiş ve de üst gözetim sorumluluğunu yerine getirmişse yani işinde uzman ve ehil birini seçip zaman zaman denetleme yapıp rapor, sürekli bilgi akışı almışsa bu hususlar YK’nın da sorumlu tutulup tutulmayacağının tespitinde dikkate alınacaktır. Yani sadece iş sağlığı ve güvenliği uzmanlarının ve bu konuda işveren vekilinin atanmış olması her zaman YK üyelerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.

Bu tespitler doğrultusunda iç yönerge;

• YK üyelerinin sorumluluğunun sınırlandırılması ve kurumsal yönetim anlamında önemli bir araçtır
• Yalnızca imza, yani temsil yetkileri değil, yönetim şeması da ayrıntılı şekilde ortaya konulmalıdır
• Yönetim yetkisinin devri net bir şekilde düzenlenmeli, şirket yönetimindeki görev paylaşımı, görev tanımları ve kimin kime bağlı olarak görev yaptığı, raporlama hiyerarşi yönetim kurulu tarafından açık ve detaylı şekilde belirlenerek karar altına alınmalıdır
• Yetki devri yapılan kişiler YK tarafından özen ve dikkatle seçilmeli, işinde uzman kişiler atanmalı, ayrıca her zaman üst gözetim ve denetimler yapılmalıdır

Bu şekilde, yönetim kurulu üyelerinin yetki devri yapılan alandaki iş ve işlemlerle ilgili hukuki sorumluluğu sınırlandırılabilecektir. Yetki devrinin konusunu oluşturmayan şirket faaliyetleri hakkındaki hukuki sorumlulukları ise devam edecektir. Bu hususta amaca hizmet edecek nitelikte bir yetki devri yapılabilmesi yani usulüne uygun bir iç yönerge hazırlanması için hukuken alanında uzman kişilerden danışmanlık almanızı, organizasyon şemasının her aşamasında yer alan kişiler ve YK üyeleri ile toplantılar, müzakereler yaparak süreci yönetmenizi tavsiye ederiz. Konu ile ilgili herhangi bir soru veya sorununuz olması halinde bizimle irtibat kurmanızı rica ederiz.

 

Saygılarımızla,

 

Av. Senem Nimet ÇETİN                                 Av. İrem Can TANIŞ

Danışmanlık Departmanı Yöneticisi                             Danışmanlık Departmanı