SAYI: ÖZDERİN 2021/20
Bilindiği üzere imza sirküleri ve temsil yetkisini gösterir şirket evrakları, özellikle ticari şirketler arasında akdedilen sözleşmelerde adı sıklıkla geçen ve çoğu zaman sözleşmenin eki yapılmak üzere istenen belgelerdendir. Uygulamada sıklıkla karşımıza çıkan imza sirküleri, Noter tarafından düzenlenmesi gereken belgelerden biri olup ilgili şirketi temsile yetkili kişi veya kişilerin üçer imza örneğini, bu kişilerin nüfus bilgilerini ve adreslerini içermektedir. Şirket yetkililerini ve bu yetkililerin temsil ve imza yetkisi sınırlarını gösterir şirket esas sözleşmesinin ve iç yönergesinin Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi[1] ilanında ise bu kişilerin temsil yetkisinin sınırları ve süresi çizilmektedir.
Sözleşmenin eki yapılmak üzere istenmesi gereken bu belgeler, sözleşme akdedilecek taraftan zaman zaman hiç istenmediği gibi, zaman zaman da istense dahi içeriği kontrol edilmeden sözleşmeler imzalanmaktadır. İlgili karşı taraf ile hukuki veya ticari bir anlaşmazlık yaşandığı zaman, öncelikle sözleşmelerin ve eklerinin kontrolü ile olası riskler analiz edilmektedir. Eğer ki, sözleşme yetkili bir kişi tarafından imzalanmamışsa (bu kişi karşı tarafla hiç ilgili olmayan üçüncü bir kişi olabileceği gibi imzaya yetkisi olmadığı halde sözleşmelere imza atan bir şirket çalışanı da olabilir), sözleşme maddeleri aleyhine olan tarafın ilk iddiası yetkisiz temsil veya imza inkarı iddiası olacaktır. İşte bu iddialar, sözleşme kapsamında korunan veya hakları ihlale uğrayan taraf olduğumuz takdirde, yargılamayı uzatarak mağduriyet yaşamamıza neden olabilecektir.
Bu bültenimizde; imza sirkülerinin ve şirket esas sözleşmesi, yetki devrine ilişkin şirket iç yönergesi Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi güncel ilanının nasıl incelenmesi gerektiği kısaca açıklanmıştır.
Karşı taraf bir tüzel kişilik ise, sözleşme ile sağlanan bilgilerin ve karşı tarafın sermayesinin ayrıca Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinden ve Merkezi Sicil Kayıt Sisteminden[2] de kontrol edilmesi/teyit edilmesi tavsiye edilmektedir. Bu kontroller yapıldıktan sonra; şirket imza sirküleri ve sözleşmeyi şirket adına akdedecek olan çalışanın imzaya yetkili olduğunu gösterir şirket esas sözleşmesi ve şirket iç yönergesi incelenip, sözleşme eki yapılmalıdır.
İmza sirküleri, şirket esas sözleşmesi ve şirket iç yönergesi gibi belgelerin incelenmesi, temsil meselesinin netleştirilmesi için oldukça önemlidir. Söz konusu belgelerin incelenmesi basit gibi gözüküyor olsa da en önemli unsurlardan biri olup çoğu zaman içeriklerine hiç dikkat edilmez.
İmza sirkülerini ve şirketi temsile yetkili kişiyi gösterir evraklar elimize geçtiği zaman sırayla aşağıdaki soruların sorulması gerekmektedir;
- Bu şirket bir anonim şirket mi yoksa bir limited şirket midir?
- Anonim şirketse kural olarak yönetim kurulu üyeleriyle sınırlı olan temsil yetkisinin devredilebileceği şirket esas sözleşmesine yazılmış mıdır?
- Şirket esas sözleşmesinde devredilebileceği düzenlenen temsil yetkisinin kime devredileceği ile ilgili yönetim kurulunca usulüne uygun bir iç yönerge hazırlanıp Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilmiş midir?
- Limited şirketse şirket müdürleriyle sınırlı olan bu temsil yetkisinin devredileceği ile ilgili usulüne uygun bir iç yönerge hazırlanıp müdürler kurulunca Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilmiş midir?
- Ticaret Sicili Gazetesinde yayınlanan güncel şirket iç yönergesinde kişinin temsil yetkisi;
Belirli işlemler ile
Belirli bir tutar ile
Belirli bir süre ile sınırlandırılmış mıdır?
- Temsil yetkisi, münferit (tek başına) imza ile mi yoksa müşterek (birlikte imza) imza ile mi kullanılacaktır?
- Müşterek imza ile kullanılacak ise, diğer temsile yetkili kişi de sözleşmeyi imzalamış mıdır?
- Kaşe üzerine veya şirket adı üzerine atılan imza ile imza sirkülerinde yer alan imza örneği ilk bakışta farklılık göstermekte midir?
Gerçek bir kişi ile sözleşme akdediyorsanız, kimlik fotokopisinden bir nüsha alınarak sözleşme eki olarak muhafaza edilmelidir.
Yetkisiz temsil halinde ileride uyuşmazlık meydana gelirse, tabiri caizse sözleşme maddeleri “işine gelmeyen” taraf öncelikle imza inkarı ya da yetkisiz temsil iddialarında bulunacaktır. Bu hususlar yargılamayı uzatacak hususlar olup varsa alacağımızın tahsili sürecini uzatır ve uğranmış olan maddi kaybın boyutunu artırır.
Hazırlar arasında atılmayan her imzanın esasen bir risk olduğunu, muhatabın ilgisiz üçüncü kişilere imza attırabileceğini unutmamak gerekir. Birden fazla tarafça imzalanması gereken her belgenin hazırlar arasında imzalanması ne yazık ki ticari hayat içerisinde mümkün olamamaktadır. Ancak bu riskin farkında olarak ön incelemelerin eksiksiz yerine getirilmesi, en azından imza sirkülerindeki imzanın göz ile kıyası alınan riski minimuma indirmek için önemlidir. Her olasılıkta göz önünde atılmayan imzaların büyük risk olduğunu ve önermediğimizi de açıkça tekraren beyan etmekte yarar vardır.
Konu ile ilgili olarak herhangi bir soru veya sorununuz olması halinde bizimle irtibat kurmanızı rica ederiz.
Saygılarımızla,
Av. Senem ÇETİN Stj. Av. İrem Can TANIŞ
Danışmanlık Departmanı Yöneticisi Danışmanlık Departmanı
[1] https://www.ticaretsicil.gov.tr/index.php
[2] https://mersis.gtb.gov.tr/#:~:text=MERKEZ%C4%B0%20S%C4%B0C%C4%B0L%20KAYIT%20S%C4%B0STEM%C4%B0%20(MERS%C4%B0S,Sistemi%20(MERS%C4%B0S)%20ad%C4%B1n%C4%B1%20alm%C4%B1%C5%9Ft%C4%B1r.